Nutzen einer Digitalisierung abschätzen

Bei der digitalen Transformation eines Unternehmens werden mit Hilfe einer Digitalisierung Informationen, die bisher auf konventionellen Wegen von und für das Unternehmen oder zwischen Menschen übermittelt wurden, neu über digitale Medien ausgetauscht. Dazu gibt es eine Vielzahl von technologischen Lösungen. Viele davon sind nützlich, aber es gibt auch einige, die hauptsächlich Aufwand und kaum Nutzen produzieren.

Deshalb ist es hilfreich, ein einfaches Werkzeug zur pragmatischen Abschätzung des Nutzens einer Digitalisierung parat zu haben. Im Folgenden wird ein solches einfaches Werkzeug vorgestellt.


Bei diesem einfachen Werkzeug wird der gesamte Informationsfluss, der den originären Arbeitsablauf eines Unternehmens begleitet, in Abschnitte eingeteilt. Die relevanten Abschnitte werden durch die Übergänge der Informationen zwischen den verschiedenen Lösungen und zu deren Nutzern markiert.

Die einzelnen Abschnitte lassen sich relativ einfach auf ihre Kerneigenschaften abbilden. Damit lässt sich leicht abschätzen, wo mit ergänzender Digitalisierung Mehrwerte geschaffen werden können, oder welche Lösungen keinen Mehrwert bringen, und damit für eine sinnvolle digitale Transformation ausgeschlossen werden können.

In der Praxis ist die Aufteilung des gesamten Informationsflusses in einzelne Abschnitte ggf. etwas komplexer als es auf den ersten Blick erscheinen mag. Denn ein Unternehmen kann mehrere Produkte parallel bearbeiten und die Informationen können für die einzelnen Produkte unterschiedliche Wege nehmen. Es ist deshalb sinnvoll, zunächst die Informations-Produkte zu definieren, für die der Nutzen mit einer Digitalisierung ermittelt werden soll.

Als Informations-Produkte müssen in diesem Zusammenhang alle Informations-Objekte verstanden werden, die das Unternehmen verlassen oder für andere bereitgestellt werden, und zum Unternehmen hereinkommen. Insbesondere sind auch die Dokumentationen und Rechnungen zu physischen Produkten oder Dienstleistungen als separate Informations-Produkte zu behandeln.  

Das folgende Beispiel für eine Arztpraxis soll diesen Sachverhalt verdeutlichen:

Wenn ein Patient von einem Arzt eine medizinische Leistung in Anspruch nehmen will, nimmt er mit der betreffenden Arztpraxis Kontakt auf und bittet um einen Termin. Die betreffende Arztpraxis liefert dazu als erstes Informations-Produkt einen Termin für die gewünschte Konsultation. Der gesamte Informationsfluss für das Informations-Produkt "Termin" kann dabei in die folgenden Abschnitte gegliedert werden:

  1. Informations-Weg vom Patient bis zum ersten Bearbeiter seiner Terminanfrage in der betreffenden Arztpraxis. 
  2. Informations-Weg vom ersten Bearbeiter bis zu dem Bearbeiter, der zur gewünschten Konsultation die erforderlichen Ressourcen disponieren kann und darf.
  3. Informations-Weg des disponierten Termins vom Disponenten zu den an der Konsultation beteiligten Ressourcen der Arztpraxis.
  4. Informations-Weg des disponierten Termins vom Disponenten zum Patient.

Für diese Informations-Wege können sehr unterschiedliche Medien und technische Lösungen eingesetzt werden. Zur Abschätzung des Nutzens einer Digitalisierung können sie jedoch vereinfachend über die Kerneigenschaften der benutzten Medientypen bewertet werden. Diese Kerneigenschaften sind allgemein für alle Branchen gültig und nicht auf das Beispiel Arztpraxis beschränkt.

In der folgenden Tabelle sind Beispiele für die Kerneigenschaften wichtiger Medientypen zusammengestellt:

MedientypTransport InfrastrukturTransport ZeitKosten für AbsenderKosten für EmpfängerEingang beim Empfänger
Brief auf PapierPost Logistik1 -2 Tage1 CHF pro BriefkeineBrief auf Papier im Post-Briefkasten
SpracheTelefon-Netz< 5 Min< 20 CHF pro Monat< 20 CHF pro MonatSprache am Telefon
PDF BriefE-Mail Netz< 5 Min< 20 CHF pro Monat< 20 CHF pro MonatPDF im persönlichen E-Mail Briefkasten

PDF Brief

Kommunikations-Plattform / Portal< 5 Min

Investition in Schnittstellen & Teilnahmegebühren

Investition in Schnittstellen & Teilnahmegebühren

PDF Brief in der Portal-Datenbank

strukturierte Web-Seite des Empfängers

Internet< 5 Min

< 20 CHF pro Monat für Internet

Investition in Web-Seite &

< 40 CHF pro Monat für Internet & DB-Betrieb

strukturierte Daten in der Datenbank des Empfängers

Ggf. müssen für eine spezifische Konstellationen noch andere Medientypen ergänzend hinzugezogen werden.

Aus dieser Tabelle ist jedoch bereits ersichtlich, dass der jeweils zur Anwendung kommende Medientyp spezifische Zeit- und Kostenfolgen hat, die für Absender und Empfänger unterschiedlich sein können. Deshalb muss zunächst festgelegt werden, für wen konkret der Nutzen ermittelt werden soll. 

Sinnvoll ist es jedoch, den Nutzen für alle Beteiligten zu ermitteln und zu optimieren. Weitere Informationen dazu enthält der Beitrag Erfolgreiche Digitalisierung mit Win-Win-Strategien.

Mit den Kerneigenschaften der Medientypen kann der Nutzen für eine konkrete technische Lösung und für einen Benutzer relativ einfach abgeschätzt werden. Insbesondere kann damit leicht abgeschätzt werden, mit welchem Aufwand und in welcher Zeit eine Information vom Absender zum Empfänger gelangt. Und es lässt sich damit auch leicht feststellen, welcher Vorteil oder Nutzen durch einen anderen Informations-Weg oder einen anderen Medientyp erreicht werden kann.

Spannend ist jetzt aber noch der Übertrag der Informationen vom Transportweg in die Infrastruktur beim Empfänger, so dass alle Mitarbeiter des Empfängers mit der eingegangenen Information weiterarbeiten können.

Zur Verdeutlichung dieser Problematik wird hier noch einmal als Beispiel für eine Arztpraxis als Empfänger betrachtet. Es wird angenommen, dass die Arztpraxis eine IT-Infrastruktur in Form eines Praxis-Informations-System (PIS) einsetzt. Im PIS werden die Informationen strukturiert in einer Datenbank gespeichert und können über Datenbank-Zugriffe von allen Mitarbeitern benutzt werden. Diese Situation lässt sich analog auch auf viele Situationen in Gewerbebetrieben, Industrieunternehmen oder auf ein Spital abbilden.

Aus der Tabelle oben mit den Kerneigenschaften der Medientypen ist ersichtlich, dass nur das letzte Beispiel das Potential hat, die Informationen ohne einen zwischengeschalteten Bearbeiter in die eigene Infrastruktur zu übertragen. In den anderen Beispielen braucht es zwingend einen Bearbeiter, der die Informationen mit dem damit verbundenen manuellen Aufwand verarbeitet, in die Sprache der vorhandenen IT-Infrastruktur übersetzt und die übersetzte Information in die IT-Infrastruktur überträgt.

In der folgenden Tabelle sind die Aufwände zur Übernahme der über verschiedene Medientypen eingehenden Informationen in die eigene Datenbank beispielhaft zusammengestellt:

Eingang der Information beim EmpfängerAufwand zum internen ÜbertragKosten zur internen ÜbertragungZeit zur internen Übertragunginterne Ablage  beim Empfänger
Brief auf Papier im Post-Briefkasten
  • Briefe holen,
  • Briefe lesen und Informationen extrahieren,
  • extrahierte Informationen in die DB eintippen 
x Personalstellen abhängig vom Aufkommen< 5 Min pro BriefDB mit strukturierten Daten
Sprache am Telefon
  • Telefon Bereitschaftsdienst
  • Telefongespräch führen und Informationen extrahieren
  • extrahierte Informationen in die DB eintippen
x Personalstellen abhängig vom Aufkommen< 5 Min pro TelefonatDB mit strukturierten Daten 
PDF im persönlichen E-Mail Briefkasten
  • E-Mail Postfach öffnen
  • E-Mail mit PDF-Anhang lesen und Informationen extrahieren
  • extrahierte Informationen in die DB eintippen
x Personalstellen abhängig vom Aufkommen< 5 Min pro E-MailDB mit strukturierten Daten
PDF in der zentralen Datenbank eines Portals
  • Datenbank öffnen und PDF suchen
  • PDF öffnen ggf. herunterladen, lesen und Informationen extrahieren
  • extrahierte Informationen in die eigene DB eintippen
x Personalstellen abhängig vom Aufkommen< 5 Min pro PDFDB mit strukturierten Daten
strukturierte Daten in der Datenbank des Empfängerskein Aufwandkeine zusätzlichen Kostenkeine, Informationen sind schon in DBDB mit strukturierten Daten

Aus dieser Tabelle ist ersichtlich, dass auch für die interne Übertrag der eingegangenen Informationen abhängig vom benutzen Medientyp spezifische Zeit- und Kostenfolgen ausgelöst werden. Für die Abschätzung des Nutzens einer Digitalisierung bedeutet das, dass nur aus einer "end-to-end" Betrachtung, also vom Absender zum Benutzer des Empfängers, der vollständige Nutzen einer Digitalisierung ermittelt werden kann.

Aus dieser Tabelle ist auch ersichtlich, dass z.B. zur Übermittlung eines PDF-Briefs die Verwendung eines Kommunikations-Portals gegenüber einer E-Mail Kommunikation keinen grundsätzlichen Nutzen erwarten lässt. Um den Nutzen eines Portals für diesen Zweck zu ermitteln, muss das Modell des Portals ggf. differenzierter betrachtet werden.

Zusammenfassend besteht also das einfache Werkzeug zur Abschätzung des Nutzens einer Digitalisierung im Wesentlichen aus zwei Komponenten, die jeweils gemeinsam und "end-to-end" angewendet werden müssen. Mit den beiden hier gezeigten Tabellen lässt sich so für eine Vielzahl von Lösungen zur Digitalisierung sehr einfach der zu erwartende Nutzen abschätzen. Oder es lässt sich mit diesen Tabellen einen Lösungsansatz zur Digitalisierung ermitteln, mit dem ein Nutzen für alle beteiligten resultieren kann.